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供應商告知函

撫順特鋼供應商供貨流程
告知函


尊敬的供應商:
很高興您能成為撫順特殊鋼股份有限公司的合格供應商,首先感謝您對我司采購工作的支持與配合,我們始終秉持著(zhù)與各供應商合作共贏(yíng),并堅持我們長(cháng)期合作的關(guān)系,共同提高產(chǎn)品質(zhì)量,為更好的保證各供應商在我司供應鏈環(huán)節的順暢進(jìn)行,請各供應商在后續送貨時(shí)務(wù)必做到以下幾方面,請各供應商配合執行: 

一、我公司所有采購的物資都必須簽訂合同,在合同內容中,對供貨時(shí)間、數量、質(zhì)量等內容都有明確要求,請供應商嚴格的遵守合同中的約定。

二、原材料每批來(lái)料要附上該批來(lái)料的材質(zhì)證明(其中包括公司名稱(chēng),合同號,產(chǎn)品名稱(chēng),質(zhì)量標準,生產(chǎn)批號、規格型號或牌號、數量、檢測項目及數據,包裝編號、車(chē)號等信息并加蓋檢驗章)及檢驗報告(請在發(fā)貨前一天將此信息傳遞到供應處執行科);如包裝為噸袋或鐵桶包裝,包裝要堅固耐用,包裝上須注明產(chǎn)品名稱(chēng)、規格型號、生產(chǎn)廠(chǎng)家等標識,包裝袋、鐵桶不回收,確保途中不受損,若損壞賣(mài)方免費調換。另外包裝袋上必須注明阿拉伯數字流水號,以發(fā)貨批次為單位進(jìn)行編號。例如一批500噸,按每噸1件就是500件,包裝袋外面標識的序列號就是從1—500#。以車(chē)為單位,進(jìn)行連續編號,如500噸裝10車(chē)輛,1號車(chē)1—50#,2號車(chē)51-100#,以此類(lèi)推。數字流水號必須要使用油漆噴印,噴印字跡大?。總€(gè)字)為8cm*10cm,字跡清晰、端正,嚴禁出現遺漏號、重復號、涂改號等情況。流水號要在包裝袋上部1/3位置處標識2個(gè)(正對方向各一個(gè)),以便于卸貨時(shí)檢查、核對。請務(wù)必將相關(guān)信息(包括貨物名稱(chēng)、送貨車(chē)船號碼、裝載數量、包裝袋編號、駕駛員聯(lián)系方式等)及《產(chǎn)品質(zhì)量保證書(shū)》在發(fā)貨前一天以傳真或短信、微信通知至撫鋼供應處執行科對口業(yè)務(wù)員。如因沒(méi)有編號或編號不規范等情況,不能辦理入庫手續,影響卸貨的,我司將不承擔任何責任,同時(shí)我司將依據現場(chǎng)反饋情況給予供應商警告或處罰等措施。

三、產(chǎn)品的檢驗單或送貨單是我司倉庫接受產(chǎn)品的必要條件,我司倉庫有權拒絕接受單據不全的送貨物資。送貨單上須注明:公司名稱(chēng)、車(chē)號、批號、送貨品名、數量等信息;檢驗單必須清晰明了當為機加工供應商在供貨時(shí),請提供紙質(zhì)檢驗報告。

四、供應商所供產(chǎn)品裝貨時(shí)請盡量不要將產(chǎn)品堆疊,否則將會(huì )增加裝卸難度,加長(cháng)我司裝卸時(shí)間,造成不必要的損失。

五、車(chē)輛送貨時(shí),請注意以下幾點(diǎn):
1)車(chē)輛進(jìn)入廠(chǎng)區禁止攜帶任何鋼鐵制品、水桶等可疑物品,如果車(chē)上有容易引起疑議的設備、配件或其它公司貨物時(shí),請務(wù)必在進(jìn)廠(chǎng)時(shí)告之門(mén)衛,并接受我司門(mén)衛人員的檢查,如未告之并給我司人員檢查到,我司會(huì )視情節給予相應處罰;
2)卸貨數量以我司地磅量為準,如果送貨數量與供應商存在磅差(合同約定之外)時(shí),請及時(shí)聯(lián)系保管員由其反饋給供應處執行科進(jìn)行處理。

六、車(chē)輛進(jìn)入廠(chǎng)區需減速慢行,要注意行人及車(chē)輛安全,人員進(jìn)入廠(chǎng)房、庫房需戴安全帽,要聽(tīng)從指揮,不要隨意走動(dòng),請供應商送貨車(chē)輛聽(tīng)從我司倉庫人員安排,耐心等待卸貨。

七、供應商進(jìn)貨及退貨相關(guān)流程

1、供應商送貨流程:供應商通過(guò)傳真或短信、微信的形式預報信息傳遞供應處執行科(請在發(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)→→供應處執行科經(jīng)辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車(chē)輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應票據傳遞到物資管理處→→供應商到指定門(mén)衛辦理車(chē)輛入廠(chǎng)手續→→如需檢斤供應商攜帶入廠(chǎng)檢斤卡按無(wú)人檢斤提示進(jìn)行檢斤→→檢斤后到倉庫庫位保管員進(jìn)行外觀(guān)驗收并登記→→驗收合格卸貨后→→出廠(chǎng)

2、供應商退貨流程:

          供應處執行科辦理退貨審批手續→→傳遞到物資管理處保管員→→供應商與供應處業(yè)務(wù)員確定何時(shí)來(lái)車(chē)進(jìn)行退貨→→供應處業(yè)務(wù)員通知物資管理處保管員退貨時(shí)間→→物資管理處保管員辦理出門(mén)票→→供應商退貨出廠(chǎng)

3、供應商外修業(yè)務(wù)辦理流程:
使用分廠(chǎng)將修理物資返回物資管理處修理庫位→→供應商攜帶修理合同到物資管理處提取修理物資→→物資管理處保管員辦理修理物資往返出門(mén)票→→供應商攜帶修理物資出廠(chǎng)
    當修理完成后供應商通過(guò)傳真或短信、微信的形式預報修理完成后的到貨信息(請在發(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)    供應處執行科經(jīng)辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車(chē)輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應票據傳遞到物資管理處→→供應商到指定門(mén)衛辦理車(chē)輛入廠(chǎng)手續→→倉庫修理庫位保管員進(jìn)行外觀(guān)驗收并登記→→保管員貨物接收簽字→→出廠(chǎng)  

4、供應商進(jìn)廠(chǎng)施工業(yè)務(wù)辦理流程:
供應商通過(guò)傳真或短信、微信的形式預報信息(請在發(fā)貨前一天3點(diǎn)前通知)→→供應處執行科經(jīng)辦人員依據預報信息辦理收貨手續及車(chē)輛檢斤信息入錄→→供應處執行科人員于4點(diǎn)前將入庫通知單及相應票據傳遞到物供處→→供應商到指定門(mén)衛辦理車(chē)輛入廠(chǎng)手續及施工人員登記→→倉庫庫位保管員進(jìn)行外觀(guān)檢驗并登記→→保管員貨物接收簽字→→使用分廠(chǎng)確認→→施工人員進(jìn)行施工→→結束出廠(chǎng)

八、相關(guān)處罰

1、數量方面處罰:如預報入庫數量與實(shí)際到貨存在差異,在合同范圍約定的將不做處罰,如超出合同約定范圍,我司有權對其進(jìn)行相應的處罰。

2、質(zhì)量方面處罰:

A、適用范圍包括但不限于供應商以下情況: 
1)供應商供貨物資在我司檢驗、生產(chǎn)和市場(chǎng)環(huán)節發(fā)現重要指標不符合質(zhì)量標準要求(含供應商提供或發(fā)布的質(zhì)量技術(shù)規格資料,或我司技術(shù)標準)。 
2)不嚴格按照我司質(zhì)量標準執行,私自更改設計、加工工藝等相關(guān)技術(shù)要求,在我司發(fā)生生產(chǎn)、市場(chǎng)質(zhì)量事故的。
3)偷工減料、簡(jiǎn)化工序,不按照正常工序進(jìn)行生產(chǎn)并對我司造成生產(chǎn)、市場(chǎng)不良影響的。 
4)制造商、代理商知情不報,明知道存在批次器件質(zhì)量問(wèn)題、隱患,卻不顧我司利益,繼續欺騙并使我司使用問(wèn)題產(chǎn)品的。
5)雖非故意所為,但已經(jīng)給我司造成生產(chǎn)或市場(chǎng)惡性質(zhì)量事故,如生產(chǎn)中大批量報廢或返工維修、市場(chǎng)批量整改。
6)供貨產(chǎn)品質(zhì)量指標達不到我司要求,并且長(cháng)時(shí)間沒(méi)有得到有效改善的,嚴重影響我司物資質(zhì)量指標的。

B、質(zhì)量反饋及不合格品的處理
1)供應商應設立專(zhuān)門(mén)的機構接受和處理供貨所發(fā)生的品質(zhì)問(wèn)題,對我司每一起質(zhì)量投訴72小時(shí)內給予回復,并及時(shí)制定出短期解決方案和長(cháng)遠的控制措施,我司將在隨后供應商的供貨中著(zhù)重檢查、跟進(jìn),以判斷供應商所采用的措施是否有效。 
2)雙方技術(shù)、質(zhì)量方面存在的爭議,應以國家標準、行業(yè)規定及合同內容,技術(shù)協(xié)議等為處理、解決依據。 
3)供應商提供的產(chǎn)品、服務(wù)如被我司判為不合格,我司將按如下辦法處理:
(1)讓步接收:我司將按合同之約定進(jìn)行相應的扣罰
(2)拒收或退回:被拒收或退回的產(chǎn)品,供應商應查明原因,并采取有效的改進(jìn)措施后方能再次進(jìn)貨,再次進(jìn)貨時(shí),我司做好標識單獨存放,不得混批,已經(jīng)被判定的不合格品,供應商未經(jīng)任何返修處理再次交付我司檢驗,一經(jīng)發(fā)現,我司有權作破壞性標識,我司有權退貨并扣罰供應商3倍該批產(chǎn)品價(jià)值總額的罰款(金額不足¥500元時(shí),按¥500元計)。供應商在收到退貨通知的1周內取回其不合格品,逾期則按1%的貨值收取儲存費,逾期1個(gè)月以上未取回,則我司有權對該批產(chǎn)品做出處理。
(3)在生產(chǎn)使用過(guò)程中出現質(zhì)量問(wèn)題的產(chǎn)品,影響我司正常生產(chǎn)的,供應商應進(jìn)行等質(zhì)等量調換,并承擔相應的補償費(工時(shí),材料等消耗),補償費原則上按為不合格品價(jià)值總額的1-3倍,且供應商必須承擔造成我司的實(shí)際經(jīng)濟損失。 
(4)供應商如有異議,必須于3天內向我司書(shū)面提出,否則我司有權按合同或相關(guān)規定進(jìn)行扣款。
(5)供應商提供產(chǎn)品的質(zhì)量保證期限為供應商產(chǎn)品入我司倉庫之日起兩年或合同約定的保質(zhì)期,在經(jīng)雙方確認在質(zhì)量保證期限內,因供應商所供物料存在質(zhì)量問(wèn)題,而造成我司產(chǎn)品在銷(xiāo)售或顧客使用過(guò)程中出現大的質(zhì)量事故或嚴重損壞我司企業(yè)形象和信譽(yù)的,除由供應商承擔我司的相關(guān)損失外,我司還將進(jìn)行追加處罰。
(6)我司根據供應商質(zhì)量控制或質(zhì)量狀況,有權要求供應商整改,若供應商在我司規定的整改期內未整改或整改后同類(lèi)問(wèn)題重復出現,質(zhì)量水平指標未見(jiàn)改善,我司有權對供應商處進(jìn)行處罰,并可書(shū)面通知供應商停止供貨,直至取消其合格供應商資格
         感謝各供應商的大力配合,謝謝!

 

 

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